Home » Kesekjenan » Sekretaris

Sekretaris

Sekretaris merupakan salah satu Pengurus Inti BEM KM FMIPA UGM 2016 Kabinet Revolusi yang bernaung dibawah kementrian kesekjenan. Pengurus lain yang juga bernaung di bawah kementrian kesekjenan antara lain; bendahara, sekretaris jendral dan Biro MSDM. Di bawah payung Kabinet Revolusi BEM KM FMIPA UGM , sekretaris dibagi menjadi dua, yaitu sekretaris eksternal dan sekretaris internal. Sekretaris Eksternal berfungsi untuk melayani segala administrasi di lingkup seluruh lembaga yang ada di FMIPA. Sedangkan sekretaris internal berfungsi untuk melayani administrasi khusus untuk BEM ini sendiri.

Arahan gerak sekretaris ini sudah diatur dalam Garis Besar Haluan Kerja Kabinet Revolusi, antara lain :

  1. Menciptakansystemkaderisasikesekertarisan yang maksimaldarimasing-masingdepartemenuntuk
  2. Membuat SOP tentangsuratmenyurat, pengadministrasiandanpenginventarisasian.
  3. Pendataanagenda KM
  4. Membuat database peminjamanruangan KM FMIPA UGM
  5. Berkoordinasi aktif dengan sekretaris dekanat dalam hal kesekretariatan

Berdasarkan arahan gerak tersebut , program kerja Sekretaris selama satu tahun kepengurusan antara lain :

  1. Internalisasi, terdiri dari empat kegiatan yaitu:
  2. Backup Data :
  • Tujuan : Menjadi fasilitator data untuk BEM maupun KM                             FMIPA
  • Kegiatan : Pengadministrasian persuratan, proposal, dan LPJ;                            pendataan program kerja; draft CP, dan notulensi rapat

 

  1. Inventaris BEM :
  • Tujuan :   Menjaga inventaris yang ada di BEM
  • Kegiatan : Mendata dan memberi label inventaris BEM,                                   mengawasi peminjaman inventaris BEM, membeli                             inventaris BEM yang sudah habis.

 

  1. BEM of The Day :
  • Tujuan : Menjaga kebersihan, kerapihan, dan keindahan sekre                       BEM sehingga nyaman dihuni, serta untuk menjaga                sekre agar tetap buka dari pagi sampai sore pada hari
  • Sasaran : Seluruh pengurus dan anggota BEM dengan jadwal                         yang telah ditentukan, setiap hari aktif kuliah.

 

  1. Administrasi Surat dan Proposal
  • Tujuan : Mendata surat dan proposal yang ada di BEM, baik yang masuk maupun keluar.
  • Sasaran : Sekretaris dan keluarga BEM

 

  1. Kerja Bakti
  • Tujuan : Menjaga kebersihan dan kerapihan sekertariat BEM
  • Sasaran : Seluruh keluarga BEM
  • Waktu Pelaksanaan :
  1. awal kepengurusan (14 Februari 2016)
  2. pertengahan kepengurusan (minggu pertama semester ganjil)
  3. akhir kepengurusan

 

  1. Pelatihan Administrasi
  • Tujuan : Mensosialisasikan hal-hal yang berhubungan dengan penyimpanan, pemasukan, atau pembuatan arsip (proposal dan surat-surat) secara informal satu kali setahun kepengurusan, SOP tentang surat menyurat, pengadministrasian dan penginventarisasi.
  • Sasaran : Seluruh Sekretaris Departemen, Sekertaris lembaga di MIPA.
  • Waktu Pelaksanaan :

Sarasehan MIPA, dan tanggal 5 April 2016 (TM SGPC II)

 

  1. Kalender KM
  • Tujuan : Memberikan info kepada warga MIPA tentang agenda yang diadakan di MIPA, baik dari BEM, KM dan lembaga lain.
  • Sasaran : Seluruh sekretaris lembaga FMIPA
  • Pelaksanaan :

Proker yg dimuat disini antara lain proker KM, proker lembaga yg besar/proker eksternal/butuh banyak masa. Koordinasi pembuatan kalender KM dimulai dari sarasehan>outbond>setiap rapat ketua lembaga.

Kalender KM dikumpulkan setiap tanggal 15 bulan ganjil ke email : sekretaris.bem.km.fmipa.ugm@gmail.com oleh setiap sekretaris lembaga.

 

  1. Pembuatan Sertifikat seluruh staff dan PH PI yang aktif
  • Tujuan : Memberikan penghargaan kepada keluarga BEM
  • Sasaran : Seluruh keluarga BEM
  • Waktu Pelaksanaan : Akhir kepengurusan

 

 

  1. Pembuatan database peminjaman ruangan FMIPA Utara
  • Tujuan : Memudahkan alur peminjaman ruang di FMIPA.
  • Link peminjaman di MU : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Xx2aYTOaDV89ITBFtbcjzibc6FvctcDl8oriU2vcE10/edit?usp=sharing
  • Link peminjaman di Milan : tinyurl.com/ruangkuliah